PR Konvensional dan e-PR

Menurut kamus IPR terbitan bulan November 1987 (Jefkins,1992:8-9) : “Praktek PR adalah keseluruhan upaya yang dilangsungkan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya.”

Adapun kegiatan khas dari Public Relations sebagai berikut:
Menunjang kegiatan manajemen dalam pencapaian tujuan utama perusahaan.
Membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan berbagai publik, baik publik internal maupun publik eksternal dalam upaya meningkatkan kerjasama yang baik dan positif.
Menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan pesan, informasi dan publikasi lainnya dari organisasi/lembaga yang diwakili kepada publiknya atau sebaliknya.
Melayani publik sebaik mungkin dan memberikan sumbang saran kepada pimpinan organisasi dengan tidak mengabaikan kepentingan umum.

Bersikap bahwa tujuan dan sasaran itu dalam pengertian, bukan memperoleh keuntungan sepihak dari publik sebgai sasarannya atau objek tertentu tetapi akan memperoleh keuntungan bersama.
Bersikap terampil dalam menerjemahkan kebijakan-kebijakan perusahaan/organisasi dalam arti sempit dan mengaitkan kepentingan dengan kebijakan pemerintah dalam arti luas.
Berkemampuan untuk mendengarkan (listening) dan bukan sekedar “hear” mengenai keinginan atau aspirasi yang terdapat di dalam masyarakat.

Definisi PR yang sangat beragam, maka wakil dari pakar Public Relations dari negara maju mengadakan pertemuan yaitu pada bulan Agustus 1978 dengan mengeluarkan definisi PR yang lebih singkat dan dinamakan The Statement of Mexico, yang berbunyi sebagai berikut:
“Praktik Public Relations adalah seni dan ilmu pengetahuan sosial untuk menganalisis kecenderungan, memprediksi konsekuensi-konsekuensinya, menasihati para pemimpin organisasi, dan melaksanakan program yang terencana mengenai kegiatan-kegiatan yang melayani, baik kepentingan organisasi maupun kepentingan publik atau umum”.

Menurut pakar Humas Internasional, Cutlip & Centre, and Canfield (2000:4) yaitu fungsi Public Relations dapat dirumuskan sebagai berikut:
Menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama (fungsi melekat pada manajemen lembaga/organisasi).
Membina hubungan yang harmonis antara badan/organisasi dengan pihak publiknya, sebagai khalayak sasarannya.
Mengidentifikasi yang menyangkut opini, persepsi dan tanggapan masyarakat terhadap badan/organisasi yang diwakilinya, atau sebaliknya.
Melayani keinginan publiknya dan memberikan sumbang saran kepada pimpinan manajemen demi untuk tujuan dan manfaat bersama.
Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, dan mengatur arus informasi, publikasi serta pesan dari badan/organisasi ke publiknya atau terjadi sebaliknya demi tercapinya citra positif bagi kedua belah pihak.

Keberadaan Public Relations diperuntukkan:
· Menciptakan reputasi bagi perusahaan dan organisasi
· Menciptakan reputasi para individual sebagai ahli di bidang yang dipilihnya.
· Meningkatkan kesadaran terhadap produk dan layanan pada organisasi yang mengadakan.
· Mempertinggi nama baik dari suatu kedudukan masyarakat atau nama baik perusahaan.
· Menyelenggarakan kampanye untuk mencapai tujuan tertentu.
Dengan kata lain Public Relations bertujuan untuk membuat masyarakat berpikir lebih tinggi tentang organisasi. Sedangkan Rhenald Kasali (1994:5), dari perspektif yang berbeda menyatakan Public Relations sebagai fungsi strategi dalam manajemen yang melakukan komunikasi guna melahirkan pemahaman dan penerimaan publik.

Tugas Public Relations, mencakup:
· Memberi saran kepada manajemen tentang semua perkembangan internal dan eksternal yang mungkin mempengaruhi hubungan organisasi dengan publik-publiknya.
· Meneliti dan menafsirkan untuk kepentingan organisasi, sikap publik-publik utama pada saat ini atau antisipasi sikap publik-publik utama terhadap organisasi.
· Bekerja sebagai penghubung (liaison) antara manajemen dan publik-publiknya; dan memberi laporan berkala kepada manajemen tentang semua kegiatan yang mempengaruhi hubungan publik dan organisasi, (Iriantara, 2004: 6-7). Dan dengan ini seorang PR juga dapat memenuhi target yang pokok Cirle PR Programming & Communication tersebut, yang diraih untuk menggapai target sasaran perusahaan, adalah sebagai berikut :
1. Citra
Citra merupakan tujuan pokok sebuah perusahaan, terciptanya suatu citra perusahaan yang baik dimata khalayak atau publiknya akan banyak menguntungkan misalnya akan menularkan citra yang serupa kepada semua produk barang atau jasa yang dihasilkannya, termasuk bagi para pekerjanya (Employee Relation) akan menjadi suatu kebangaan sendiri, akan menimbulkan sense of belonging terhadap company tempat mereka bekerja.
2. Kepercayaan
Suatu kepercayaan berkaitan erat dengan atau hampir sama dengan istilah citra. Boleh dikatakan citra lebih bersifat abstrak mengenai suatu padangan, persepsi, opini, penilaian secara umum yang mengadung pengertian positif. “Kepercayaan “ tersebut lebih konkret sifatnya, lebih mengarah kepada kesan dan pendapat atau penilaian positif, yang bersifat pandangan pribadi atau individu -individu tersebut terhimpun dalam jumlah public atau masyarakat yang lebih luas akan tercipta suatu citra.
3. Realitas
Tujuan pokok yang hendak dicapai oleh perusahaan atau organisasi, melalui rangkaian PR Programming & Communication tersebut bukan tujuan khalayak atau tanpa hasil yang nyata. tetapi tujuan disini adalah realistis, jelas berwujud, dapat, yang matang dan sistematis. Hasilnya atau keuntungan-keuntungannya bisa dirasakan oleh semua pihak. Semua biaya, tenaga, dan buah pikiran yang telah dikeluarkan tersebut selama ini tidak akan sia-sia dan bisa dilihat imbalannya nanti. Pada akhirnya, moril bagi perusahaan, karyawan, dan khalayak publiknya.
4. Kerjasama yang saling menguntungkan (Mutual Symblosis)
Menciptakan suatu hubungan yang dapat memberikan keuntungan kedua belah pihak. Baik bagi organisasinya yang himpun maupun organisai yang diajak berkerjasama.

Kegiatan public relations memiliki 5 segmentasi ,yaitu1. customer relations,
yaitu membangun hubungan dengan pihak luar.2. employee relations,
yaitu membangun hubungan antara pimpinan dengan karyawan. Sehingga terbentuk kerjasama dan menimulkan kesejahteraan karyawan demi kemajuan perusahaan.3. community relations,
yaitu membangun hubungan dengan pihak-pihak yang selama ini telah melakukan kerjasama dengan perusahaan yang kita wakili. Selain itu juga menjaga hubungan yang baik dengan masyarakat sekitar tempat perusahaan. Sehingga apabila perusahaan berada dalam masalah, maka masyarakat atau komunitas yang selama ini telah menjalin hubungan baik dengan perusahaan bisa membantu.4. government relations,
yaitu membangun hubungan baik dengan pihak pemerintah. Dalam artian disini menjaga hubungan baik dengan instansi pemerintah.5. media relations,
yaitu membangun hubungan baik dengan pihak media cetak maupun elektronik.

Seiring dengan perkembangan jaman yang memacu lajunya teknologi komunikasi informasi, kegiatan PR tidak hanya dilakukan pada media relations yang bersifat konvensional melainkan melalui Internet (International Networking) itu adalah salah satu media publikasi elektronik dengan segudang informasi yang bersifat lokal maupun global. Internet juga dapat dikatakan sebagai jaringan networking yang terdiri dai 30-50 juta pemakai komputer dan puluhanlayanaan servis termasuk e-mail, cahtting, FTP, Mailing List dan World Wide Web.
e-PR adalah kegiatan PR yang dilakukan dalam dunia internet.seluruh kegiatan PR dapat dilakukan didalam internet dari mulai melakukan publikasi sampai melakukan costumer servis.

Kegiatan PR di internet atau e-PR adalah :
Publikasi
Kegiatan publikasi yang dilakukan humas dalam internet dapat dilakukan dengan jalan mengikuti mailing list yang sesuai dengan target market institusi.melalui publikasi tulisan berupa artikel press release mengenai institusi dalam jumlah yang banyak dalam milis tersebut akan memuat seluruh anggota milis terkena terpaan publikasi yang dilakukan.

Ada 2 jenis milis public yang diketahui dalam kegitan e-PR yaitu
a)millis moderated :milis yang memiliki lembaga sensor untuk menyeleksi dan menyaring pesan-pesan yangn disampaikan.
b)millis yan non moderated: millis tanpa sensor

Publikasi melalui penumpangan pada e-newsletter (news letter elektronik) (ezine). Ada dua jenis ezine : Berbasis e-mail & Berbasis web

Manfaat ezine mandiri ini adalah :

a) Meningkatkan kepercayaan publik karena intitusi dikenal secara menyeluruh berkat informasi yang lengkap
b) Meningkatkan loyalitas karena secara reguler publik diberikan informasi
yang meyebabkan seolah-olah publik diingatkan terus oleh institusi

2. Menciptakan Berita (Media Relations)
Untuk menjaga hubungan baik dengan wartawan dapat dilakukan melalui email, jika seorang humas mempunyai database alamat email seorang wartawan akan lebih sangat mudah dalam mengirimkan siaran pres. Jika perusahaan anda mempunyai siaran pres yang butuh disampaikan dengan segera, anda tinggal sekali “click” maka siaran pres anda akan langsung sampai di meja wartawan.
Untuk tetap menjaga hubungan baik, anda bisa menyapa wartawan tersebut lewat email menanyakan kabar wartawan tersebut dan kegiatan-kegiatan yang sedang dilakukan. Malah jika anda sudah sangat akrab dengan wartawan tersebut anda dapat melakukan wawancara / konferensi dengan menggunakan Instant Messenger seperti Yahoo Messenger, ICQ, atau yang lainnya.
Keuntungan melakukan kegiatan media relations dengan Internet adalah anda sebagai seorang humas sangat memudahkan para kuli tinta tersebut melakukan pekerjaannya. Bayangkan jika mereka harus melakukan wawancara dengan mendatangi kantor anda, akan membuang waktu perjalanan yang cukup lama. Tetapi jika melakukan wawancara dengan melalui Instant Messenger, kerja para wartawan akan lebih mudah, hanya duduk di meja mereka, login, dan langsung dapat wawancara. Hasil wawancara langsung dapat dirangkum dalam bentu teks yang dapat diformat dalam MS word.

Keunggulan e-Public Relations, antara lain

· Membangun hubungan yang bersifat one to one secara cepat dan interaktif.
· Lebih flexible dan ekonomis dari pada PR yang dilakukan di dunia nyata,PR konvensional malakukan programnya dan mengeluarkan budet sampai rausan juta maka dengn e-PR kan jauh lebih murah
· Menyediakan informasi yang lengkap tentang institusi secara kontinue dan konstan,internet isa dakses kapan saja sesuai yang kita butuhkan.
· Respon yang cepat.terjadi kegiatan komunikasi yang cukup baik karena penyampaian respon bisa berjalan secara timbal balik

Kekurangan e-Public Relations, antara lain :

· Kegiatan hacking menjadi salah satu ancaman bagi dunia maya dan di Indonesia belum ada hukum yang jelas tentang kejahatan dunia maya.
· Lebih besar masyarakat Indonesia belum mengerti teknologi internet sehingga e-PR menjadi sangat tersegmentid


Manfaat e-PR

PR konvensional bergantung pada perantara (reporter atau wartawan), sedang e-PR pesan-pesan koorporat langsung disampaikan kepada target publik.
Membangun digital brand images
Membina hubungan yang baik dengan berbagai media, melalui media center online
e-PR digunakan sebagai sarana komunikasi pasar global
Dapat langsung memperoleh feedback dari publik serta mengetahui secara langsung keinginan-keinginan mereka
Mendukung departemen pemasaran melalui 3 R ; relations dengan berbagai target audiens,reputations melaui penggunaan teknologi modern,relevantions memberi informasi yang relevan enagn keinginan target audiens

Komunikasi yang dilakukan Public Relations konvensional yang bersifat informative dan persuasive dilaksanakan dengan :

· Tertulis : dengan menggunakan surat-surat, papers, blletin, brosur, dll.
· Lisan : mengadakan briefing, rapat-rapat, presentasi,seminar-seminar.
· Conselling : menyediakan beberapa anggota staf yang telah mendapatkan letihan atau pendidikan untuk memberikan nasehat-nasehat kepada para karyawan, turut memecahkan masalah-masalah pribadi mereka atau mendiskusikannya.

Adapaun beberapa perbedaan e-Public Relations dengan Public Relations Konvensional, yaitu antara lain :

· Respon yang terjadi cepat, internet dapat merespon secara cepat dengan sema permasalahan dan pertanyaan dari para prospek dari pelanggan. Sedangkan PR konvensional tidak dapat merespon dengan cepat permasalahan, tetapi harus mengadakan riset dan survei secara manual terlebih dahulu.
· Komunikasi yang terjadi konstan, dalam arti internet tidak pernah tidur dengan target audiensnya diseluruh dunia dan mampu bekerja 24 jam non stop. Sedangkan dalam PR konvensional tidak seperti itu, hanya dalam waktu tertentu dan jarak tertentu saja.
· Interaktif, dengan adanya internet para praktisi PR memperoleh feedback dari pelanggan atau pengunjung websites perusahaan. Sedangkan PR konvensional feedbacknya dengan cara bertatap muka langsung dan berkomunikasi langsung.
· PR konvensional sangat bergantung pada perantara (reporter atau wartawan), sedangkan e-PR pesan-pesan yang disampaikan langsung disampaikan kepada target.
· Dalam e-PR biaya yang dikeluarkan menjadi cukup hemat karena dengan adanya internet, oleh sebab itu praktisi PR dan perusahaan tidak harus mengeluarkan budget yang banyak, karena cukup dengan memberikan informasi secara jelas melalui website, semua orang bisa melihatnya. Sedangkan dalam PR konvensional ketika melakukan program harus mengeluarkan biaya besar karenakegiatan Public Relations Konvensional meliputi kegiatan-kegiatan fisik, misalnya dengan mengadakan perss conference, press release, brosur, spanduk dsb.